Положить на дальнюю полку или повременить: об отказе от круглой печати

7 апреля 2015 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ, который отменил обязательное использование круглой печати на документах юридических лиц. Теперь компании могут сами выбирать, ставить оттиск по старинке либо заменить иным способом идентификации. Важно – это решение компании обязаны записать в Уставе организации.

Стоит ли сразу отказываться от практики использования круглой печати или повременить? Что советуют эксперты?

Начните с проверки Устава организации. Что в нем написано о печати?

Если там нет об этом информации или, напротив, сказано о праве общества иметь печать, следует внести изменения в документ. Текст изменений утвердите на общем собрании, после чего зарегистрируйте в ЕГРЮЛ.

На некоторых документах круглая печать – по-прежнему обязательный реквизит. Например, трудовые книжки. Поэтому специалисты советуют взвешенно подходить к вопросу о полном исключении круглой печати из документооборота. Так, по поводу права ставить или не ставить печать в трудовой книжке требуются разъяснения Минтруда России, ведь вопрос находится в сфере внимания не только инспекций по труду, но и органов ПФР и службы занятости.

Пока же хозяйственным обществам следует взвешенно подходить к вопросу о полном исключении печати из документооборота.

Если в Уставе юрлица предусмотрено наличие печати, то ставить ее обязательно только в случаях, предусмотренных федеральным законом. Как понять, когда? Обращайте внимание на формулировку «при наличии».

Не советуют эксперты из ФСС отказываться от печати в листках нетрудоспособности, так как они не исключают не исключают судебных споров.

А что с круглой печатью на договорах?

Согласно законодательству, печать на договорах не требуется. Однако стороны могут взять на себя такое обязательство сами. Что в этом случае:

  • Если «в тексте договора сказано, что он, а также изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон, то отсутствие печати может повлечь признание письменной формы сделки несоблюденной». И в случае спора по договору «компания не сможет ссылаться на показания свидетелей».
  • Если «в тексте договора сказано, что без печатей он недействителен», то отсутствие печати может повлечь признание его недействительным. После чего стороны должны вернуть друг другу все полученное по сделке.

Вот почему:

  • Проверьте все действующие договоры и продолжать использовать печать там, где этого требует договор. Либо подпишите с контрагентами изменения.
  • Акцентируйте внимание контрагентов на том, что вы не собираетесь в дальнейшем использовать печать, контролируйте, чтобы в договор не попало условие о скреплении его печатью.

В качестве приложения к материалу напомним, где следовало ставить круглую печать:

  • копии извещения об уплате авансового платежа акциза; копии извещения об освобождении от уплаты авансового платежа акциза по алкогольной или спиртосодержащей продукции (ст. 1 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ);
  • обе части складского свидетельства;
  • решение о выпуске (дополнительном выпуске) эмиссионных ценных бумаг;
  • сертификат эмиссионной ценной бумаги;
  • решение о выпуске российских депозитарных расписок;
  • копии учредительных документов юрлица, необходимые для госрегистрации;
  • выписка по счету депо;
  • закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства;
  • документы, которые предъявляют претенденты при покупке государственного и муниципального имущества;
  • акт о несчастном случае на производстве;
  • доверенность представителю в арбитражном суде;
  • доверенность представителю в суде;
  • доверенность представителю в исполнительном производстве;
  • журнал учета проверок должностными лицами органа государственного контроля (надзора);
  • доверенность от имени организации при обжаловании решений, действий (бездействия) таможенного органа;
  • копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, которая подается вместе с заявлением о включении в реестр уполномоченных экономических операторов;
  • отчетность о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых или используемых товарах и о совершенных таможенных операциях, представляемой на бумажном носителе;
  • выписки из системы учета товаров на бумажном носителе лица, претендующего на получение статуса уполномоченного экономического оператора;
  • доверенность для участия в открытом конкурсе;
  • заявка на участие в открытом конкурсе;
  • доверенность на получение аккредитации участника электронного аукциона;
  • доверенность, выданная физлицу на осуществление от имени участника действий по участию в электронных аукционах;
  • доверенность на осуществление действий от имени участника закрытого аукциона;
  • заявка на участие в закрытом аукционе.